Честно, собираемся долго и не всегда легко. Но за почти 10 лет работы мы всё же сумели выстроить алгоритм, помогающий не захлебнуться в потоке событий.
Итак, как Фонд организует поездку в детский дом?
1. Дата. Смотрим календарь праздников и календарь рфпл. Затем звоним в детский дом (дд) и уточняем, смогут ли нас принять.
2. Концепция. Главная тема и мысль поездки: знакомство с детьми, если это новый дд, открытие спортивного зала, новогодний квест, спартакиада и т.д. Все активности поездки (от первого мастер-класса до финального фото) связаны с темой.
3. Логистика поездки. Это пошаговый сценарий всего, что произойдёт с момента встречи волонтёров на точке отправки до прибытия обратно в Москву. Сколько машин надо, кто отвечает за активности в поездке, во сколько накрывается общий стол и т.д. Вопросов много и их все необходимо собрать и постараться уместить в один день.
4. Запрос от дд. Руководство детского дома направляет нам запрос о необходимых вещах, предметах гигиены, спортинвентаре. Задача: максимально полно запрос удовлетворить.
5. Команда в поездку. Обычно едут все желающие: мы стараемся не отказывать людям, которые проявляют желание помогать. По мере необходимости ищем водителей, мастеров, фотографов.
6. Документация. Для каждой поездки составляется смета, собираются счета, накладные и товарные чеки. Бухгалтерия фонда прозрачна: мы ежегодно отчитываемся о потраченных средствах.
7. Отчёт о событии. Обычно мы публикуем фотографии (иногда видео) и небольшой текст о том, где были, что там сделали.
После каждой поездки проходит обсуждение: высказываются все участники добровыезда. Это помогает корректировать дальнейшие действия, накапливать опыт и учиться на собственных ошибках.
Надеемся, это кому-то поможет, а мы пошли собираться в Покровский детский дом.